Referat
Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget
02-12-2013 kl. 16:00
Mødelokale B, Ullasvej 23, Rønne
Dagsordenspunkter

  åbent 1 Fraværende og bemærkninger til dagsordenen
  åbent 2 Møde med DBU Bornholm
  åbent 3 Budgetopfølgning pr. 31. oktober 2013, Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget
  åbent 4 Nedlæggelse af boldbaner 2014
  åbent 5 Udmøntning af besparelse på Fritids- og Kulturhuse - Budget 2014
  åbent 6 Vedtægtsændring for Kulturhistorisk Råd
  åbent 7 Analyse af borgerbefordring
  åbent 8 Ændring af projekt Sundere Mad i IdrætsLivet (SMIL)
  åbent 9 Gensidig orientering
  åbent 10 Sager til høring i Ældreråd og Handicapråd



 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  møde

 1  Fraværende og bemærkninger til dagsordenen

85.02.02G00-0005

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

Lukket punkt

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget

02-12-2013

1

 

 

Fraværende

Lars Kjøller.

 

Bemærkninger til dagsordenen

Intet.

 

 

 


 

 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  punkt

 2  Møde med DBU Bornholm

04.08.00Ø00-0003

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

Lukket punkt

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget

02-12-2013

2

 

Hvem beslutter

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget beslutter.

Resumé

DBU Bornholm ønsker at mødes med udvalget for at drøfte nedlæggelser af boldbaner i 2014 og rammerne for et eventuelt partnerskab omkring drift af fodboldbaner.

Indstilling og beslutning

Kommunaldirektøren indstiller:

a.    At udvalget mødes med repræsentanter for DBU Bornholm.

 

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget, den 2. december 2013:

Drøftet herunder muligheder for partnerskaber.

Sagsfremstilling

DBU Bornholm har fremsendt forslag til en partnerskabsaftale vedr. drift af fodboldbaner. Forslaget skal ses som et oplæg til en dialog mellem DBU og udvalget.

Økonomiske konsekvenser

Ingen.

Supplerende sagsfremstilling og/eller
Administrativ tilføjelse

Ingen.

 

 

Bilag til Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget 2. december 2013

1.
Forslag til partnerskabsaftale (DOCX)


 

 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  punkt

 3  Budgetopfølgning pr. 31. oktober 2013, Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget

00.30.14G01-0017

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

Lukket punkt

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget

02-12-2013

3

 

Hvem beslutter

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget indstiller

Økonomi- og Erhvervsudvalget indstiller

Kommunalbestyrelsen beslutter

Resumé

Budgetopfølgningen pr. 31. oktober viser på Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalgets områder et forventet regnskab der udviser et merforbrug på 2,1 mio. kr. på den overførbare bevilling. Der er fra 2012 overført et overskud på 3,6 mio. kr. Samlet set forventes et overskud på 1,4 mio. kr. i 2013.

Anlægsopfølgningen viser et forventet mindreforbrug på 14,0 mio. kr., hvoraf 7,6 mio. kr. forventes overført til 2014.

Indstilling og beslutning

Kommunaldirektøren indstiller

·        at budgetopfølgningen tages til efterretning

 

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget, den 2. december 2013:

Anbefales.

Sagsfremstilling

I henhold til retningslinjerne for økonomistyring i Bornholms Regionskommune, gennemføres budgetopfølgning pr. 31. oktober. I 2013 gennemføres budgetopfølgning pr. 31. marts, 31. juli og 31. oktober, samt en administrativ budgetopfølgning pr. 31. maj.

Mer-/mindreforbrug anføres i forhold til det korrigerede budget 2013 ekskl. overførsler fra 2012. Over-/underskud anføres i forhold til det korrigerede budget 2013, dvs. inkl. overførsler fra 2012.

Af bilag 1 fremgår virksomhedernes budgetopfølgning på driften.

Af bilag 2 fremgår virksomhedernes budgetopfølgning på anlæg.

 

Drift

politikområde 15 Fritid og Kultur forventes samlet set et merforbrug på 2,0 mio. kr. Fra 2012 er der overført et overskud på 3,4 mio. kr. Samlet set forventes et overskud på 1,4 mio. kr. i 2013.

 

politikområde 16 Biblioteker forventes samlet set et merforbrug på 0,1 mio. kr. Fra 2012 er der overført et overskud på 0,1 mio. kr. Samlet set forventes balance mellem forbrug og budget.

 

Anlæg

politikområde 15 Fritid og Kultur forventes et mindreforbrug på 14,0 mio. kr., idet 12,9 mio. kr. af mindreforbruget vedrører den afsatte anlægspulje til Rønne Svømmehal, hvor projektet ikke gennemføres.

Der forventes overført 7,6 mio. kr. til 2014, hvoraf 6,6 mio. kr. overføres til anlægstilskud til Bornholms Museum jf. budgetaftalen for 2014.

 

politikområde 16 Biblioteker forventes anlægsbudgettet overholdt.

Økonomiske konsekvenser

Det forventede regnskab for 2013 på Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalgets områder, viser pr. 31. oktober et samlet merforbrug på 2,1 mio. kr. på den overførbare bevilling. Der er fra 2012 overført et overskud på 3,6 mio. kr. Samlet forventes et overskud på 1,4 mio. kr., hvilket er det samme som ved budgetopfølgningen pr. 31. juli.

 

Fra 2012 er der samlet set overført et overskud på 3,6 mio. kr. som virksomhederne kan anvende til finansiering af drift og anlæg, under forudsætning af Økonomi- og Erhvervsudvalgets godkendelse. Status på ansøgninger pr. 2. oktober er, at der på Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalgets område er godkendt brug af 2,6 til drift.

 

Tabel 1: Driftsopfølgning pr. 31. oktober 2013 (overførbar bevilling)

Beløb i 1.000 kr.

Forventet mer/mindreforbrug i 2013

Overført til 2013

Forventet resultat i 2013 (+ overskud/ - underskud)

15 Fritid og kultur

-2.013

3.435

1.422

16 Biblioteker

-133

133

0

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget

-2.146

3.568

1.422

Merforbrug = negativt fortegn

 

Anlægsopfølgningen viser et forventet mindreforbrug på 14,0 mio. kr., hvoraf 7,6 mio. kr. forventes overført til 2014.

 

Tabel 2: Anlægsopfølgning pr. 31. oktober 2013

Beløb i 1.000 kr.

2013

Forventet

 

Rådigheds-

Forventet

Forventet

overførsel

 

beløb

forbrug

afvigelse

til 2014

15 Fritid og kultur

16.102

2.135

13.967

7.623

16 Biblioteker

60

60

0

0

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget

16.162

2.195

13.967

7.623

 

Anlægspuljen til svømmehallen var finansieret med 50 pct. kvalitetsfondsmidler, som tilbageføres til kontoen for kvalitetsfonden og derfor ikke overføres til 2014. Ikke disponerede kvalitetsfondsmidler ultimo 2013 skal ikke tilbagebetales til staten.

Supplerende sagsfremstilling og/eller
Administrativ tilføjelse

-

 

 

Bilag til Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget 2. december 2013

1.
FKF, driftsopfølgning på virksomhedsniveau (DOCX)

2.
FKF, anlægsopfølgning (DOCX)


 

 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  punkt

 4  Nedlæggelse af boldbaner 2014

04.08.00Ø00-0003

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

Lukket punkt

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget

06-11-2013

4

 

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget

02-12-2013

4

 

Hvem beslutter

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget beslutter.

Resumé

I forbindelse med vedtagelsen af budget 2013 blev det besluttet, at der skal spares 258.165 kr. ved nedlæggelse af et antal boldbaner i 2014.

Indstilling og beslutning

Kommunaldirektøren indstiller:

a)   At Aarsballe Stadion inkl. lysanlæg nedlægges.

b)   At Tejn Stadion inkl. lysanlæg nedlægges.

c)    At Pedersker Stadion nedlægges.

d)   At der nedlægges 1 bane på henholdsvis Klemensker, Østermarie og Svaneke Stadion.

e)   At lysanlægget på Klemensker Stadion nedlægges.

f)    At forslagene til nedlæggelser sendes i høring hos DBU Bornholm, Bornholms Idrætsråd samt de berørte klubber inden endelig beslutning.

 

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget, den 6. november 2013:

Punktet udsættes, idet udvalget ønsker yderligere beregninger til næste møde.

 

Der vedlægges et notat, der beskriver en alternativ model, baseret på at hvert stadion skal have minimum 1 kampbane og 1 træningsbane.

Indstilling og beslutning

Kommunaldirektøren indstiller:

a)   At Aarsballe Stadion inkl. lysanlæg nedlægges.

b)   At Tejn Stadion inkl. lysanlæg nedlægges.

c)    At Pedersker Stadion nedlægges.

d)   At der nedlægges 1 bane på henholdsvis Klemensker, Østermarie og Svaneke Stadion.

e)   At lysanlægget på Klemensker Stadion nedlægges.

f)    At forslagene til nedlæggelser sendes i høring hos DBU Bornholm, Bornholms Idrætsråd samt de berørte klubber inden endelig beslutning.

 

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget, den 2. december 2013:

a) - c) og f) godkendes. I punkt d) udgår Klemensker og punkt e) udgår. Aftalen pr.7. juni 2012 vedrørende drift af træningsbanen i Nylars fortsættes. Pedersker Stadion nedlægges senest august 2014. Beslutningen skønnes at kunne holdes inden for den udstukne budgetramme.

 

Sagsfremstilling

Indstillingen til lukning af baner og stadions er baseret på en dialog med DBU Bornholm, som har fastlagt følgende kriterier:

 

•    Konkret udnyttelse/brug af de enkelte baner.

•    Benyttelsen af lysanlæg (som grundlag for evt. lukning af lysanlæg).

•    Nærhed til andre anlæg.

•    Befolkningstal i nærområdet pr. stadion.

•    Klubbernes aktuelle niveau i turneringer.

•    Sammenhæng med andre idrætsfaciliteter (haller).

 

På den baggrund er det konklusionen, at der ikke længere er stort belæg for at bevare Aarsballe, Pedersker og Tejn Stadions samt at der kan reduceres i antallet af baner i Klemensker, Svaneke og Østermarie.

En detaljeret redegørelse vedlægges som bilag.

Ved nedlæggelse af baner og stadions vil arealerne overgå til status som grønne områder, der afleveres til drift under Teknik og Miljø. I den forbindelse er det praksis, at arealerne afleveres ryddet for hegn og lysanlæg m.v. samt at der overføres et budgetbeløb til den nødvendige fortsatte drift af arealerne.

De nedlagte stadions og fodboldbaner vil fortsat kræve vedligehold som grønne områder. Undtagen Aarsballe Stadion tilhører Aarsballe IF, der må forholde til sig til den fortsatte vedligeholdelse af arealet.

Ved nedlæggelse af baner og lysanlæg vil der opstå engangsudgifter til fjernelse af installationer og hegn m.v. før arealerne kan overdrages til drift som grønne områder. Baseret på erfaringerne fra tidligere nedlæggelse af boldbaner, er nedlæggelsesprisen for de i indstillingen nævnte baner cirka 80.000 kr.. Disse udgifter vil blive afholdt af Bornholms Idrætsområder.

Økonomiske konsekvenser

Der skal opnås en besparelse på i alt 258.165. Det er vurderingen at nedlæggelsen af de i indstillingen foreslåede baner samlet set vil skabe denne besparelse efter fradrag af driftsudgifter til vedligehold af områderne som grønne områder.

Supplerende sagsfremstilling og/eller
Administrativ tilføjelse

Ingen.

 

Bilag til Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget 6. november 2013

1.
Redegørelse for tilpasningspotentiale (DOCX)

2.
Prioritering i henhold til kriterier (DOCX)

Bilag til Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget 2. december 2013

3.
Notat - alternativ model for nedlæggelser (DOCX)


 

 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  punkt

 5  Udmøntning af besparelse på Fritids- og Kulturhuse - Budget 2014

82.00.00P15-0004

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

Lukket punkt

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget

02-12-2013

5

 

Hvem beslutter

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget.

Resumé

Godkendelse af udmøntning af besparelse på 100.000 kr. på driftstilskud til fritids- og kulturhuse i forbindelse med budget 2014.

Indstilling og beslutning

Kommunaldirektøren indstiller

a)   At udvalget godkender en besparelse på 100.000 kr., der fordeler sig procentvis mellem de enkelte fritids- og kulturhuse.

 

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget, den 2. december 2013:

Godkendt. Tilskuddet til lokalhistoriske arkiver overføres til rammen for frie midler.
Dorthe Fink kan ikke medvirke, da der ønskes et bredere beslutningsgrundlag for besparelsen.

Sagsfremstilling

Godkendelsen af budget 2014 omfatter en besparelse på 100.000 kr. på driftstilskuddet til foreningsejede fritids- og kulturhuse. I 2013 udgør det samlede driftstilskud 1.318.015 kr.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En procentvis udmøntning af en besparelse på 100.000 kr. efter fremskrivning fordeler sig som følger:

 

Tilskud til fritids- og kulturhuse
- beregning besparelse kr. 100.000 -

Tilskud 2013

Tilskud 2014

Brutto

Netto

Brutto

Netto

Bevilling:

1.318.015

1.228.908

Grønbechs Gård

381.205

350.709

          364.644

335.473

NIF's selskabslokaler

40.806

37.541

             39.033

35.910

Årsdalehuset

40.806

37.541

             39.033

35.910

Fritidshuset, Nexø

151.734

139.595

          145.142

133.530

Frem, Svaneke

59.578

54.812

             56.990

52.431

Svanekegården

414.270

381.128

          396.272

364.570

Listedhuset

40.806

37.541

             39.033

35.910

Scala Gudhjem

59.578

54.812

             56.990

52.431

Nylars Samlingshus

54.617

50.248

             52.245

48.065

Salen i Arnager

11.598

10.670

             11.094

10.206

Folkets Hus Snogebæk

40.806

37.541

             39.033

35.910

Rø Medborgerhus

40.806

37.541

             39.033

35.910

Aarsb. Medborgerhus

40.806

37.541

             39.033

35.910

Tilskud til lokalhistoriske arkiver *)

19.023

17.501

             18.196

16.741

 

I alt tilskud fritids- og kulturhuse

1.396.436

1.284.721

  1.335.770

1.228.908

 

Rest ikke anvendt 2013/andet formål

 

33.294

Balance

 

1.318.015

 

Tilskud til lokalhistoriske arkiver omfatter finansiering af kontingenter til Sammenslutning af Lokalarkiver.

 

Med henvisning til notat af 12/06 2012 omhandlende nedsættelse af tilskud til anden foreningsejet fritidshus er det muligt at nedsætte tilskuddet til fritidshusene. 

Økonomiske konsekvenser

Besparelsen på 100.000 kr. vil inkl. fremskrivning resultere i en samlet ramme for fritids- og kulturhuse på 1.228.908 kr. i 2014.

 

Supplerende sagsfremstilling og/eller
Administrativ tilføjelse

-

Bilag til Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget 2. december 2013

1.
Notat af 12.juni 2012 (PDF)


 

 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  punkt

 6  Vedtægtsændring for Kulturhistorisk Råd

19.00.00P24-0002

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

Lukket punkt

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget

02-12-2013

6

 

Hvem beslutter

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget.

Resumé

Kulturhistorisk Råd ansøger om en vedtægtsændring, således at Bornholms Ø-arkiv får en fast repræsentant i rådet.

Indstilling og beslutning

Kommunaldirektøren indstiller

a)   At udvalget godkender en vedtægtsændring, der sikrer Bornholms Ø-arkiv en fast repræsentant i Kulturhistorisk Råd.

 

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget, den 2. december 2013:

Godkendt.

Sagsfremstilling

Kulturhistorisk Råd består af 6 medlemmer, der ifølge vedtægterne udpeges af følgende institutioner/organisationer, som repræsentanter for disse:

 

a)  Bornholms Museum

b)  Samlinger/arkiver (2 repræsentanter)

c)  NaturBornholm

d)  Bornholms Middelaldercenter

e)  Bornholms Regionskommunes kommunalbestyrelse

 

På baggrund af en beslutning i Kulturhistorisk Råd den 27. maj 2013 ønsker rådet en vedtægtsændring, således at Bornholms Ø-arkiv får en permanent plads i rådet. Dette betyder, at samlinger/arkiver bliver konkretiseret på følgende måde:

 

a)  Bornholms Museum

b)  Bornholms Ø-arkiv

c)  Samlinger/arkiver

d)  NaturBornholm

e)  Bornholms Middelaldercenter

f)   Bornholms Regionskommunes kommunalbestyrelse

Økonomiske konsekvenser

-

Supplerende sagsfremstilling og/eller
Administrativ tilføjelse

-

 

 

Bilag til Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget 2. december 2013

1.
Vedtægter (DOC)


 

 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  punkt

 7  Analyse af borgerbefordring

27.60.28G00-0001

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

Lukket punkt

Økonomi- og Erhvervsudvalget

21-11-2013

25

 

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget

02-12-2013

7

 

Hvem beslutter

Økonomi- og Erhvervsudvalget indstiller

Kommunalbestyrelsen beslutter

Resumé

Der er gennemført en analyse BRKs kommunale befordring af borgere i samarbejde med Social- og Sundhedssekretariatet, Børne- og Skolesekretariatet, BAT og Teknik & Miljø. Det anbefales, at der iværksættes nye måder at håndtere og organisere borgerbefordring på fremadrettet med henblik på, at opnå en mere effektiv udnyttelse af midlerne anvendt til kørsel. Der peges på besparelsespotentialer ved at foretage stramninger i visitationen, samt ved etablering af et fælles kørselskontor til koordinering af al kørsel, samt sikre den mest fordelagtige pris for den udførende del gennem konkurrenceudsættelse af den samlede kørselsopgave. 

Med disse stramninger af borgerbefordringsområdet, vil den tidligere politisk besluttede besparelse på 2,3 mio. kr. være udmøntet. 

Indstilling og beslutning

Servicedirektøren indstiller

a)   at sagen sendes i høring i handicaprådet og ældrerådet forud for behandling i Børne- og Skoleudvalget, Socialudvalget, Beskæftigelsesudvalget, Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget samt Teknik- og Miljøudvalget, og endelige stillingtagen til indstillingerne i litra b) – f) i Kommunalbestyrelsen i december 2013.

b)   at de anførte besparelser for 1,7 mio. kr. på visitationsområdet udmøntes med henholdsvis 1,1 mio.kr. til Socialudvalgets områder og 0,6 mio.kr. til Børne- og Skoleudvalgets områder.

c)    at al koordinering af bruger- og borgerkørsel samles i et fælles kørselskontor, som placeres hos BAT.

d)   at der udmøntes en besparelse på 0,6 mio.kr. på udgifterne til bruger- og borgerkørsel, som følge af lavere priser ved etablering af et fælles kørselskontor. Fordelingen af besparelsen sker ud fra påvist takstreduktion efter seks måneders drift af kørselskontoret.

e)   at der udarbejdes kvalitetsstandarder for al bruger- og borgerkørsel.

f)    at kørselsopgaven konkurrenceudsættes.

 

 

Økonomi- og Erhvervsudvalget den 21. november 2013:

Indstillingens punkt a) godkendes, idet høringsfristen fastsættes til den 29. november 2013 og eftersendes til fagudvalgenes behandling. Indstillingens punkt b)-f) anbefales.

 

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget, den 2. december 2013:

Anbefales.

Sagsfremstilling

I de foregående års budgetforlig for 2009 og 2011 er der forudsat en optimering af kommunens samlede kørselsforbrug. Forskellige typer af kørsel med brugere og borgere udgør den største del af kørslen. Der er endnu ikke sket en samlet udmøntning af disse tidligere, akkumulerede kørselsbesparelser på 2,3 mio. kr. Hertil kommer, at Økonomiaftalen for 2014 mellem KL og Regeringen forudsætter betydelige og stigende besparelser på netop kørselsområdet.

 

Denne sag har til formål at sikre en samlet udmøntning af BRKs egne hidtidige besparelser på området, samtidig med at BRKs organisering af kørselsområdet forberedes på at kunne indfri de kommende års yderligere forventede effektiviseringskrav.

 

Udgangspunktet for analysen er håndtering og organisering af kørsel med borgere, som den varetages i dag. Der er de foregående år allerede foretaget en række optimeringer på kørselsområder i flere forskellige virksomheder. Det gælder fx skolebuskørsel, hvor BAT har optimeret ruter og har reduceret antallet af busser anvendt til skolebuskørsel fra 15 til 10 busser, Kildebakken som har optimeret deres kørsel af elever til og fra skolen, og Psykiatri og Handicap, der har optimeret kørslen til børn og voksne med handicap, som modtager dagtilbud eller vidtgående specialundervisning (den såkaldte Integrerede Bruger Befordring, IBB). Flere af disse besparelser er løbende medgået til den samlede budgetoverholdelse i virksomhedernes drift.

 

Kørsel af borgere håndteres i dag på forskellig vis i de enkelte fagområder. Forskellene er begrundet i virksomhedsopdelinger, visitationspraksis, serviceniveau og historik fra de gamle amtslige tilbud eller de gamle kommuner, jf. bilag til sagen.

En stor andel af borgerbefordringen visiteres ud fra en vurdering af borgerens egen mobililtet og på baggrund af et lovgrundlag. Det gælder fx for kørsel med IBB og HandyBat, som er rettet mod børn og voksne med handicap. På andre områder indgår kørslen som en del af det tilbud borgeren er visiteret til, fx dagcenterkørsel, hvor serviceniveauet er politisk fastlagt i en kvalitetsstandard. Der udover anvendes individuel kørsel i stor udstrækning i forbindelse med kørsel til genoptræning eller læge.

Foruden den visiterede kørsel, råder virksomhederne endvidere over et større antal minibusser og personbiler, som bruges til alle typer at kørsel, hvor medarbejdere kører med borgere til forskellige aktiviteter, som fx sociale arrangementer.

 

 

Forslag til fremtidig løsning af opgaven

 

I: Visitation

II: Koordination

III: Udførsel

Samling af visitationskompetencen på så få enheder som muligt for at undgå overlap mellem de forskellige kørselstyper.

 

Udarbejdelse af kvalitetsstandarder (serviceniveaubeskrivelser) for alle typer af kørsel.

 

Harmonisering af håndteringen af bruger- og borgerkørsel på tværs i BRK og udarbejdelse af administrative vejledninger.

 

Oprette et samlet kørselskontor der varetager al koordinering af al kørsel

 

Indkøb af kørselssystem

 

Konkurrenceudsættelse af kørselsopgaver

 

 

 

Optimeringsmuligheder:

 

 

Samling af visitationskompetencen på færre enheder giver større opgaveansvar, større fokus på opgaven og større helhed i borgerens samlede bevilling.

 

Serviceniveaubeskrivelser giver et tydeligt politisk prioriteret niveau og øger styrbarheden.

 

Administrative vejledninger vil effektivisere opgaveløsningen og sikre en ensartet tilgang.

 

Ansvar for optimering af kørselsruter og udnyttelse af kørertøjer, herunder planlægning af hente- og bringe-tidspunkter i tilbud

 

Ansvar for og varetagelse af kontakten til vognmænd (udføredelen)

 

Ansvar for samlet konkurrenceudsættelse af kørsel

Opnå lavere priser på kørsel, gennem en styrket forhandlingsposition ved fælles og samlet konkurrenceudsættelse af kørsel

 

 

I: Visitation

Det anbefales, at samle visitationen af kørsel på færre områder, således at overlap mellem de forskellige kørselstyper minimeres. Dette kan være med til at skabe større fokus på opgaven (professionalisering) og sikre en større faglig forankring af den visiterede kørsel i sammenhæng med borgerens øvrige tilbud. Når visitationsopgaven samles på færre enheder, forudsættes en klar opgaveafgrænsning samt et klart defineret serviceniveau overfor borgeren, fx fastlagt i en kvalitetsstandard.

I omlægningen af visitationen bør der skelnes mellem midlertidige og varige kørselsbehov før kørslen visiteres. Endvidere at visitationen til kørsel sker ud fra en konkret vurdering af elevens/borgerens kørselsbehov, og dermed ikke en automatisk visitation af kørsel alene begrundet ud fra hvilket tilbud eleven/borgeren er visiteret til. Disse ændringer i visitationen af kørsel kan opleves som en serviceforringelse for borgeren.

Fremadrettet skal den visiterende myndighed ikke håndtere aftaler med vognmænd, men alene have kontakt med et fælles kørselskontor. Alle nødvendige oplysninger indberettes af den visiterende medarbejder direkte til det fælles digitale kørselssystem. Dette vil betyde en forenkling af kørselsopgaven hos visitationen.

 

II: Koordination (kørselskontor)

Det vurderes, at der er et stort potentiale i at samle koordineringen af kørslen ét sted i et kørselskontor. Det vil være med til at skabe overblik over kørslen på tværs af hele kommunen og udnytte vognparken bedre. Besparelsen opnås ved at køre med fyldte busser, optimere ruter og minimere individuel kørsel, der hvor individuel kørsel ikke er nødvendig ud fra en faglig vurdering.

 

Kørselskontoret vil få ansvaret for at sikre, at der er de nødvendige kørertøjer til at dække den visiterede kørsel, samt al koordineringen af kørslen, og kontakt til vognmænd (udførerdelen).

 

Etablering af et fælles kørselskontor kan ske fuldkommen uafhængigt af om visitationen omlægges. Erfaringer fra andre kommuner påviser et optimeringspotentiale på den leverede kørsel på mellem 15 % og 25 %. Dels er der dog sket en optimering i BRK de senere år, og dels er den samlede volumen som der kan optimeres på usikker. Dette gælder både i forhold til hvor reduktionen vil være og størrelsen på den. Ikke desto mindre forventes det yderligere potentiale at kunne berettige etablering af et kørselskontor, foruden den optimering der er indeholdt i nærværende indstilling på 0,6 mio.kr.

 

BAT er i gang med at anskaffe et digitalt bestillings-, koordinerings-, afviklings- og afregningsprogram til afvikling af den kørsel BAT allerede varetager i dag. Fra 1. januar 2014 kan systemet også benyttes af andre, der visiterer kørsel. Oplysninger om visiteret kørsel indgår i en kørselsdatabase, der er sammenkoblet med vognparken og vejnettet på Bornholm. På længere sigt bliver automatisk fakturering af bestilte kørsler direkte i OPUS også muligt.

 

Etablering og anskaffelse af kørselssystemet Frogne Dispatch Management Solution finansieres af BAT indenfor BATs eksisterende driftsbudget. Anskaffelsessum udgør 535.500 kr. og den årlig drift til licens udgør 96.000 kr. excl. medarbejderomkostninger. Derudover forventer BAT at skulle ansætte en medarbejder til at varetage koordineringsopgaven og have kontakten med visitatorerne og vognmændene. De fremadrettede driftsudgifter (licens og medarbejderomkostninger) finansieres af BAT og brugerne ved pålæg af en mindre transaktionsomkostning på bestilte kørsler.

 

BAT vil således være i stand til at løfte opgaven med et kørselskontor omkostningseffektivt som en del af den øvrige driftsopgave, og merudgiften forventes holdt indenfor de eksisterende budgetrammer efter udmøntning af de allerede vedtagne besparelser.

 

III: Udførelse

Udførelse af kørsel vedrører kun levering af kørsel. Besparelsespotentialet opnås gennem konkurrenceudsættelse af kørselsopgaven for at opnå den billigste pris pr. kørt km (køretøj og diesel) og volumen hos den udførende enhed

Det vurderes, at der kan opnås besparelser på 10-15 % pr. kørt km ud fra den nuværende kørselsvolumen.

 

Økonomiske konsekvenser

Den oprindelige budgetreduktion i BRK er på 2,3 mio.kr. Denne skal indfris før der kan påregnes yderligere reduktioner.

 

Det vurderes at der umiddelbart kan opnås besparelser for 1,7 mio. kr. ved gennemførsel af nedenstående budgettilpasninger og ændringer i visitationen:

·        0,85 mio. kr. på IBB i Psykiatri og Handicap som følge af de hidtidige optimeringer i visitationen og fortsat stram styring og koordinering af bevillingerne. Der vil være tale om en budgettilpasning uden servicemæssige konsekvenser.

·        0,2 mio.kr. på HandyBat i Borger og Sundhed som følge af det fortsatte fald i antal brugere. Der vil være tale om en budgettilpasning uden servicemæssige konsekvenser.

·        0,05 mio.kr. på HandyBat i Borger og Sundhed ved nedlæggelse af den åbne ordning (ikke visiteret), der p.t. omfatter 21 brugere. Disse borgere vil ved en nedlæggelse af den åbne ordning som konsekvens skulle afholde hele udgiften selv.

·        0,6 mio. kr. på Børn og Skoles udgifter til befordring gennem strammere visitation i BFC gennem individuel vurdering af kørselsbehov til elever på Heldagsskolen og K-klasseelever, ved omlægning af den faste skolekørsel til specialklasser mv. til IBB-ordningen (besparelse på 50 % af den nuværende taxa-pris), og systematisk visitationspraksis i BFC. Der vil i udgangspunktet være tale om en systematisering af visitationsgrundlaget og anvendelse af billigste, hensigtsmæssige kørselsordning. Borgere der oplever en ændring i forhold til den nuværende, anvendte kørselsordning kan opleve systematiseringen som en opstramning af serviceniveauet.

 

Endvidere forventes det, at der umiddelbart kan opnås en besparelse på 0,6 mio. kr. som følge af koordinering af visiteret kørsel fra et fælles kørselskontor. Besparelsen udmøntes ved en fordeling ud fra påviste takstreduktioner efter ½ års drift af kørselskontoret. Der vil alene være tale om en effektivisering og således ikke være tale om servicekonsekvenser.

 

Optimeringen på visitationsopgaven på 1,7 mio. kr. og på koordinationsopgaven med 0,6 mio.kr. indfrier samlet set besparelsen på 2,3 mio. kr. fra 1. januar 2014.

 

Transporten af børn til tandlæge er en kan-opgave, som i 2012 kostede knapt 0,4 mio. kr. Besparelsen på tandlægekørsel er politisk fravalgt i budgetforhandlingerne for 2014.

 

Etablering og anskaffelse af kørselssystemet Frogne Dispatch Management Solution finansieres af BAT. Anskaffelsessum udgør 535.500 kr. og den årlig drift til licens udgør 96.000 kr. Derudover forventer BAT at skulle ansætte en medarbejder til at varetage koordineringsopgaven og have kontakten med visitatorerne og vognmændene. Som beskrevet finansieres eventuelle udgifter i denne forbindelse af de eksisterende driftsbudgetter efter udmøntning af besparelserne. Reelt vil der være tale om en lavere reduktion af taksterne end uden disse følgeudgifter af kørselskontoret.

 

Erfaringer i andre kommuner, hvor der er etableret en fælles funktion til koordinering af al kørsel med borgere, viser at der på længere sigt kan opnås besparelser på 15-25 % af den samlede omkostning til visiteret borgerbefordring. I BRK udgjorde alene udgiften til integreret institutionskørsel 12,6 mio. kr. i 2012, svarende til et besparelsespotentiale på 1,9 mio. kr. ved en reduktion på 15 %.

 

Yderligere påviste gevinster ved kørselskontoret vil kunne indgå i de løbende politiske prioriteringer. Når der er tilstrækkeligt overblik over kørselsopgavens samlede omfang iværksættes konkurrenceudsættelse af selve kørselsopgaven.

 

Arbejdet med at harmonisere håndteringen af kørsel på tværs af BRK med eksempelvis kvalitetsstandarder, administrative vejledninger, eventuel samling af BRKs vognpark, samordning af møde- og afhentningstidspunkter i tilbud fortsætter ligeledes mhp. på at optimere kørslen.

 

Hovedfokus har i nærværende arbejde været på kørsel med borgere og brugere. Medarbejderkørsel og tjeneste- og varekørsel skal også løbende vurderes mhp. effektivisering.

 

Det videre arbejde forankres administrativt i en befordringsstyregruppe bestående af lederne for de forskellige visiterende enheder og ledelsen af kørselskontoret. Økonomi- og Erhvervsudvalget vil modtage orientering om arbejdet.

 

 

Supplerende sagsfremstilling og/eller
Administrativ tilføjelse

Sagen har været sendt i høring i Handicaprådet og i Ældrerådet og der er indkommet følgende høringssvar:

 

Handicaprådet den 26. november 2013:

Handicaprådet ønsker yderligere oplysninger i sagen inden stillingtagen. Høringssvar vil derfor først foreligge til Kommunalbestyrelsens møde d. 19. december 2013.

 

Ældrerådet den 26. november 2013:

Ældrerådet tager analyse incl. forslag om visitation og kørselskontor til efterretning, idet der forudsættes at ændringen ikke medfører servicemæssige konsekvenser for brugerne.
Ældrerådet foreslår, at transport til aflastning indtænkes.
Ældrerådet anbefaler, at de nuværende 21 brugere af den åbne ordning i HandyBAT får mulighed for som en personlig ordning at forblive i denne indtil de selv vælger at udtræde.
Ældrerådet forudsætter, at kvalitetsstandarder forelægges Ældrerådet til høring inden vedtagelse.

 

 

 

 

Bilag til Økonomi- og Erhvervsudvalget 21. november 2013

1.
Overblik over borgerbefordring (DOC)


 

 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  punkt

 8  Ændring af projekt Sundere Mad i IdrætsLivet (SMIL)

29.09.00A00-0008

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

Lukket punkt

Socialudvalget

05-11-2013

5

 

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget

02-12-2013

8

 

Hvem beslutter

Socialudvalget til efterretning

Resumé

Aakirkebyhallerne, der har været omdrejningspunkt for projekt SMIL, har valgt at udtræde af partnerskabet. I stedet er Nexøhallen trådt til og viderefører projektet efter samme koncept.

Indstilling og beslutning

Områdechefen for Social og Sundhed indstiller til Socialudvalget

·        at orienteringen tages til efterretning

 

Socialudvalget, den 5. november 2013:

Taget til efterretning.

Sendes til orientering for Fritids- Kultur- og Forebyggelsesudvalget.

 

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget, den 2. december 2013:

Taget til efterretning.

Sagsfremstilling

Siden sommeren 2012 har Bornholms Regionskommune deltaget i et 3-årigt partnerskab med Fødevarestyrelsen, Kræftens bekæmpelse, DGI Haller & Huse, Københavns Madhus, Halinspektørforeningen og Nordeafonden om udvikling af madkulturen i idrætshaller.

 

Lokalt har projektet været forankret i Aakirkebyhallerne. Der har været nedsat en følgegruppe bestående af Fødevarestyrelsen, repræsentanter for idrætslivet, hallerne, kommunen og brugerne. Aakirkebyhallernes bestyrelse besluttede medio september 2013 at trække sig fra projektet, begrundet i de kommende besparelser på selvejende haller.

 

Med henblik på at gennemføre projektet og fortsætte aktiv deltagelse i den landsdækkende erfaringsopsamling, er der indgået aftale med Nexøhallen om videreførelse af projektet. Der er nedsat en alternativ følgegruppe bestående af repræsentanter for hallens brugere og personale, Paradisbakkeskolen, foreningslivet, Fødevarestyrelsen og kommunens forebyggelsesenhed.

Økonomiske konsekvenser

Ændringen har ikke økonomiske konsekvenser. Projektet finansieres, i lighed med det oprindelige projekt i Aakirkebyhallerne, med 30.000 kr. fra Nexøhallen og 10.000 kr. i hvert af årene fra Sundheds- og Forebyggelsespuljen.

 

Supplerende sagsfremstilling og/eller
Administrativ tilføjelse

 

 

 

 


 

 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  møde

 9  Gensidig orientering

00.01.00I00-0017

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

Lukket punkt

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget

02-12-2013

9

 

 

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget, den 2. december 2013:

Taget til efterretning.

 


 

 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  møde

 10  Sager til høring i Ældreråd og Handicapråd

00.01.00K04-0020

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

Lukket punkt

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget

02-12-2013

10

 

 

Indstilling og beslutning

 

Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget, den 2. december 2013:

Intet.