Referat
Fritids- og Kulturudvalget
26-11-2014 kl. 15:00
Mødelokale C, Ullasvej 23, Rønne
Dagsordenspunkter

  åbent 1 Fraværende og bemærkninger til dagsordenen
  åbent 2 Status på kulturaftale 2014 - 2017
  åbent 3 Høring af forslag til Bornholms Regionskommunes kulturpolitik
  åbent 4 Godkendelse af formelle rammer for ny kulturel pujle- og rådsstruktur
  åbent 5 Behandling af Fritids- og Kulturudvalgets effektiviseringsbidrag
  åbent 6 Ændring af vilkår for udstedelse af fritidspas
  åbent 7 Budgetopfølgning pr. 31. oktober 2014, Fritids- og Kulturudvalget
  åbent 8 Flytning af Åkirkeby bibliotek til Hans Rømer Skolen, afdeling Åker
  åbent 9 Gensidig orientering
  åbent 10 Orientering fra råd, udvalg og bestyrelser
  åbent 11 Sager til høring i Ældreråd og Handicapråd
  åbent 12 Koordinering med andre politikområder



 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  punkt

 1  Fraværende og bemærkninger til dagsordenen

00.01.00G01-0058

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

 

Fritids- og Kulturudvalget

26-11-2014

1

 

 

Fraværende

 

Carl Ilsøe

 

Bemærkninger til dagsordenen

Projektleder Michael Hansen Bager (bevægelse gennem kultur)

Projektleder Jens Svane Boutrup (Kulturvenner) og

Projektleder Peter Haase (Kend din ø) deltager under punkt 2 kl. 15.00.

Skoletjenestekoordinator Ulla Didriksen er forhindret i at deltage i mødet.

Kulturkonsulent Louise Krogsriis deltager under punkt 3

 

 

 


 

 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  punkt

 2  Status på kulturaftale 2014 - 2017

20.20.00G01-0003

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

Lukket punkt

Fritids- og Kulturudvalget

26-11-2014

2

 

Hvem beslutter

Fritids- og Kulturudvalget beslutter.

Resumé

Status på projekter under kulturaftalen 2014-2017 mellem Kulturministeriet og Bornholms Regionskommune.

Indstilling og beslutning

Servicedirektøren indstiller, at

a)   status på tre af kulturaftalens projekter tages til efterretning

b)   status på projektet Samlet skoletjeneste på Bornholm udsættes til næste udvalgsmøde 7. januar 2015

 

Fritids- og Kulturudvalget, den 26. november 2014:

a)Taget til efterretning.

b)Godkendt.

 

Sagsfremstilling

Bornholms Regionskommune indgik i 2013 en kulturaftale med Kulturministeriet for perioden 1. januar 2014-31.december 2017.

På udvalgsmødet 13. august 2014 besluttede Fritids- og Kulturudvalget, at udvalget, som politisk styregruppe for aftalen, modtager en opfølgning på kulturaftalen tre gange årligt. Første gang 26. november med deltagelse af projektlederne på kulturaftaleprojekterne.

Skoletjenestekoordinatoren (Ulla Didriksen) er forhindret i at deltage, hvorfor det anbefales, at status på projektet Samlet skoletjeneste på Bornholm udsættes til næste udvalgsmøde 7. januar 2015.

Nedenstående projektlederne for følgende projekter deltager i mødet.

·        Bevægelse gennem kultur (Michael Hansen Bager)

·        Kulturvenner (Jens Svane Boutrup)

·        Kend din Ø (Peter Haase)

Økonomiske konsekvenser

-

Supplerende sagsfremstilling og/eller
Administrativ tilføjelse

-

Bilag til Fritids- og Kulturudvalget 26. november 2014

1.
Kulturaftale 2014-2017 (PDF)

2.
Introduktion til projekt Kulturvenner (DOCX)

3.
Projektbeskrivelse Kend din Ø (DOCX)

4.
Aktivitetsplan 2015 - Bevægelse gennem kultur (DOCX)


 

 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  punkt

 3  Høring af forslag til Bornholms Regionskommunes kulturpolitik

00.01.00P22-0074

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

Lukket punkt

Fritids- og Kulturudvalget

26-11-2014

3

 

Hvem beslutter

Fritids- og Kulturudvalget beslutter

Resumé

Siden april 2014 har Fritids- og Kulturudvalget arbejdet på udmøntningen af Bornholms Regionkommunes kulturstrategi og er nu nået til sidste trin i fase 2: Udarbejdelse af ny kulturpolitik. Der er udarbejdet et forslag til en ny kulturpolitik for Bornholms Regionskommune til politisk drøftelse.

Indstilling og beslutning

Servicedirektøren indstiller til Fritids- og Kulturudvalget

·        at forslaget som det foreligger sendes i høring i perioden 19. december 2014 til 1. marts 2015. Forslaget sendes i høring i Bornholms Regionskommunes kulturelle råd.

 

Fritids- og Kulturudvalget, den 26.november 2014:

Indstillingen godkendt med enkelte rettelser.

Sagsfremstilling

Ved forrige udvalgsmøde behandlede Fritids- og Kulturudvalget en evaluering af den kulturelle råds- og puljestruktur, som skulle danne baggrund for arbejdet med en ny kulturpolitik.

Inden for de seneste par år er der blevet udarbejdet en række politiske dokumenter vedr. regionskommunens indsats på kulturområdet. Regionskommunen har indgået en kulturaftale med Kulturministeriet 2014-2017, og der er blevet udarbejdet en kulturstrategi for regionskommunens samarbejde med de professionelle kulturinstitutioner med tilknyttede handlingsplaner for perioden 2014-2017.

Senest er der blevet taget politisk initiativ til at ændre strukturen for de kulturelle puljer, som den gældende kulturpolitik fra 2009 bygger på. Ovenstående har afstedkommet et behov for at skabe sammenhæng mellem de aktuelle politiske ambitioner og visionerne for den kommunale kulturindsats.

På denne baggrund forelægges Fritids- og Kulturudvalget et forslag til en ny kulturpolitik, der skal

·        udgøre overliggeren for regionskommunes indsats på kulturområdet

·        beskrive udvalgets overordnede visioner for det bornholmske kulturliv

·        sikre sammenhæng mellem kulturpolitiske visioner og den konkrete realisering af disse


Forslag til ny kulturpolitik erstatter gældende kulturpolitik fra 2009.

Høringsperioden er fastlagt ud fra et hensyn til den praktiske sammensætning af de to kulturelle råd, der henholdsvis skal administrer puljen for kunst og kulturhistorie og puljen for musik, teater, litteratur og film.

Økonomiske konsekvenser

-

Supplerende sagsfremstilling og/eller
Administrativ tilføjelse

-

Bilag til Fritids- og Kulturudvalget 26. november 2014

1.
Forslag til Bornholms Regionskommunes kulturpolitik (DOCX)


 

 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  punkt

 4  Godkendelse af formelle rammer for ny kulturel pulje- og rådsstruktur

00.01.00A30-0054

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

Lukket punkt

Fritids- og Kulturudvalget

26-11-2014

4

 

Hvem beslutter

Fritids- og Kulturudvalget

Resumé

Godkendelse af vedtægter for de to nye råd Bornholms Regionskommunes kunst- og kulturhistorisk Råd og Bornholms Regionskommunes Musik- og Teaterråd.

Indstilling og beslutning

Servicedirektør indstiller,

a)   at udvalget godkender forslag til vedtægter til Bornholms Regionskommunes kunst- og kulturhistorisk råd og Bornholms Regionskommunes Musik- og Teaterråd

 

Fritids- og Kulturudvalget, den 26.november 2014:

Indstillingen godkendt.

Sagsfremstilling

På forrige udvalgsmøde godkendte Fritids- og Kulturudvalget et forslag til en ny struktur for de kulturelle puljer, som skal træde i kraft ved årsskiftet 2014/2015.

Strukturen omfatter en sammenlægning af puljerne for kunst og kultur/naturhistorie og en sammenlægning af puljerne for musik, teater, litteratur og film. Puljen til børne- og ungekultur overføres til Fritids- og Kulturudvalgets ramme af frie midler.

Den nye struktur medfører en ændring af strukturen for de kulturelle råd, der i dag administrerer puljerne. Puljen for kunst og kultur/naturhistorie vil fremover blive administreret af et kunst- og kulturhistorisk råd, mens puljen for musik, teater, litteratur og film vil blive administreret af et musik- og teaterråd.

Der fremsættes hermed forslag til forretningsorden og vedtægter, der beskriver de nye råds opgaver, sammensætning og udpegning m.v.

Hvert råd udarbejder individuelle retningslinjer, der som minimum skitserer det enkelte råds støtteområder og prioriteringer. De individuelle retningslinjer supplerer de fælles retningslinjer for tilskud fra Bornholms Regionskommunes kulturelle puljer, som udvalget godkendte ved udvalgsmødet 29. oktober 2014.

Økonomiske konsekvenser

-

Supplerende sagsfremstilling og/eller
Administrativ tilføjelse

-

Bilag til Fritids- og Kulturudvalget 26. november 2014

1.
Fælles retningslinjer for tilskud fra Bornholms Regionskommunes kulturelle puljer (DOCX)

2.
Forslag til vedtægter for Kunst- og kulturhistorisk råd (DOCX)

3.
Forslag til vedtægter for Musik- og Teaterrådet (DOCX)

4.
Forslag til forretningsordner (DOCX)


 

 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  punkt

 5  Behandling af Fritids- og Kulturudvalgets effektiviseringsbidrag

00.30.00S00-0012

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

Lukket punkt

Fritids- og Kulturudvalget

29-10-2014

3

 

Fritids- og Kulturudvalget

26-11-2014

5

 

Hvem beslutter

Fritids- og Kulturudvalget beslutter.

Resumé

Behandling af effektiviseringsbidrag herunder budgetbesparelser på i alt 262.300 kr. som følge af budgetforlig for 2015.

Indstilling og beslutning

Servicedirektøren indstiller,

a)   at Fritids- og Kulturudvalget sender forslaget til effektivisering på politikområde 8 af optimering af handicapidrætskonsulentens arbejde med 130.000 kr. i høring med frist den 17. november 2014 med henblik på endelig stillingtagen i Fritids- og Kulturudvalgets ordinære møde den 26. november 2014

b)   at Fritids- og Kulturudvalget godkender forslaget til effektivisering på politikområde 8 af de selvejende idræts- og svømmehaller med 60.000 kr., og fremsender beslutningen til Idrætsrådets og de selvejende hallers orientering

c)    at Fritids- og Kulturudvalget tager til efterretning, at et resterende effektiviseringsbidrag på 72.300 kr. inden for politikområde 8 realiseres ved en administrativ prioritering inden for Center for Skole, Kultur og Fritid

d)   at Fritids- og Kulturudvalget principgodkender forslaget til effektiviseringer på Folkebiblioteket på 106.000 kr. jf. pkt. vedr. flytning af Aakirkeby folkebibliotek til Hans Rømer Skolen, afdeling Aaker

 

Fritids- og Kulturudvalget, den 29. oktober 2014

Indstilling a)godkendes. Forvaltningen anmodes om at undersøge konsekvenserne i samarbejde med Dansk handicap idrætsforbund. Afklaring skal foreligge inden handicaprådets møde 11. november 2014.

Indstilling b)Fritids- og Kulturudvalget beslutter at reducere tilskuddet til de selvejende Idræts og svømmehaller med 60.000 kr. forholdsmæssigt i forhold til tilskuddenes størrelse.

Indstilling c) Taget til efterretning

Indstilling d)Godkendt.

René Danielsson kan ikke medvirke i beslutning d).

Servicedirektøren indstiller:

·        at Fritids- og Kulturudvalget godkender en effektiviseringsbesparelse på den lokale handicapidrætskonsulents arbejde svarende til 70 t.kr. idet det i den supplerende sagsfremstilling beskrevne samarbejde med DHIF fortsætter med en kommunal medfinansiering på 60 t.kr.

·        at de resterende 60 t. kr. finansieres ved regulering af en række mindre beløb som beskrevet i den supplerende sagsfremstilling.

 

Fritids- og Kulturudvalget, den 26. november 2014:

a)indstilling godkendt
b)De resterende 60.000 kr. finansernes af Fritids- og Kulturudvalgets frie midler.

 

Sagsfremstilling

Budgetforliget for 2015 omfatter budgetbesparelser ved effektiviseringer på i alt 13 mio. kr.

Besparelsen er fordelt på alle fagområder. Besparelsen på Fritids- og Kulturvalgets budget er på 368.300 kr.

Besparelsen fordeler sig således på politikområde 8 og 9:

Kultur og Fritid: 262.300 kr.
Biblioteker: 106.000 kr.

Det er imidlertid vanskeligt at finde effektiviseringer inden for fritids- og kulturområdet, idet budgettet for dette område stort set udelukkende består af tilskud til foreninger og kulturinstitutioner.

Der fremlægges hermed forslag til effektiviseringer og budgetbesparelser på de enkelte politikområder. De introduceres i oversigtsform, hvorefter de uddybes.

 

Oversigt over forslag til effektiviseringer og budgetbesparelser

Politikområde 8: Kultur og Fritid

Forslagnr.

Område

Budget 2014

Besparelse

Budget 2015**

8.1

Handicapidrætskonsulent

130.000

130.000

0

8.2

Lønudgifter - selvejende idræts og svømmehaller

6.067.000*

60.000

6.007.000

Samlet effektivisering

190.000

 

* Beløbet er baseret på regnskabstal fra 2013, hvilket er de seneste tilgængelige tal.

** Budget 2015 er baseret på 2014-tal med undtagelse af forslag 15.2, som består af 2013- tal, som angivet ovenfor.


Det resterende effektiviseringsbidrag på 72.300 kr. inden for politikområdet realiseres ved en administrativ prioritering inden for Center for Skole, Kultur og Fritid.

Politikområde 9: Biblioteker

Forslagnr.

Område

Budget 2014

Besparelse

Budget 2015***

9.1

Biblioteker

14.788.000

106.000

14.682.000

Samlet effektivisering

106.000

 

***Budget 2015 er baseret på 2014-tal


Uddybet forslag til effektivisering og budgetbesparelser


8.1 Effektivisering på handicapområdet – 130.000 kr.

Effektiviseringen består af en reduktion af tilskuddet på 130.000 kr. til handicapidrætskonsulenten på Bornholm.

På baggrund af en aftale med DHIF udbetaler regionskommunen årligt et tilskud på 130.000 kr. til en handicapidrætskonsulent. Tilskuddet finansierer 9 timer af konsulentens ugentlige ansættelse på 29 timer. De resterende 20 timer dækkes af DHIF, hvor handicapidræts-konsulenten formelt er ansat.

Konsulenten beskæftiger sig bl.a. med opsøgende arbejde i forhold til diverse idrætstilbud og indgår i organiseringen af en række idrætsstævner- og begivenheder for handicappede. Jf. funktionsbeskrivelse, bilag 1.

Effektiviseringsforslaget vil medføre en reduktion af idrætshandicapkonsulentens ansættelsestimer fra 29 til 20 timer.

8.2 Effektivisering af driften i selvejende idræts- og svømmehaller – 60.000 kr.
Forslaget omfatter et effektiviseringsbidrag på 1 % på de selvejende idræts- og svømmehaller samlede ramme til løn. Rammen udgjorde 6.067.000 kr. i 2013 ud af hallernes samlede faste udgifter på 13,9 mio. samme år.

9.1 Effektivisering af driften på Biblioteket
For så vidt angår bibliotekets effektiviseringsbidrag på 106.000 kr. henvises til dagsordenspunktet vedrørende flytning af folkebiblioteket i Aakirkeby til Hans Rømer Skolens afdeling Aaker. Folkebiblioteket vil over driften for 2014 kunne finansiere etableringen af udlånsfaciliteter m.v. på Hans Rømer Skolens afdeling Aaker. Det betyder, at effektiviseringsbidraget på 106.000 kr. hentes ved samdrift med skolens pædagogiske læringscenter i 2015 og følgende år ved omplacering af de sparede bygningsdriftsomkostninger.

Økonomiske konsekvenser

Jf. sagsfremstillingen.

Supplerende sagsfremstilling og/eller
Administrativ tilføjelse – til mødet den 26. november 2014

 

På udvalgsmødet 29. oktober 2014 besluttede Fritids- og Kulturudvalget at sende forslag til en effektiviseringsbesparelse på den lokale handicapidrætskonsulents arbejde svarende til 130.000 kr. i høring med henblik på endelig stillingtagen i Fritids- og Kulturudvalget.

Derudover besluttede Fritids- og Kulturudvalget 29. oktober 2014, at forvaltningen skulle undersøge konsekvenserne af den foreslåede reduktion, som svarer til at konsulentstillingen på Bornholm reduceres fra 29 timer/uge til 20 timer/uge.

 

Administrationen har efterfølgende haft et møde med Dansk Handicap Idræts-Forbund (DHIF) og handicapidrætskonsulenten på Bornholm. På mødet oplyste DHIF, at den lokale konsulent ønsker at gå på efterløn ved udgangen af indeværende år.

Derudover oplyste DHIF, at den foreslåede reduktion vil betyde, at DHIF ligeledes reducerer idrætskonsulentens arbejdstid med 9 timer pr. uge, således at der fremover samlet vil være afsat 11 timer til konsulentarbejde. Dette konsulentarbejde vil DHIF betjene fra forbundets Team Øst, der har domicil i Idrættens Hus i Brøndby.

Der vil således ikke længere være en permanent konsulentstilling på Bornholm, hvilket vil betyde, at en række lokale aktiviteter ikke længere vil blive serviceret af DHIF. (Jf. bilag 1. Referat af møde med DHIF, 31. oktober 2014)

 

Med henblik på at løse de opgaver, som fremadrettet ikke vil blive udført, foreslår DHIF, at der etableres en handicapidrætskoordinatorstilling på ca. 10 timer ugentligt med fastholdelse af DHIF’s nuværende kontorforhold i Rønne.

 

Stillingen finansieres med kr. 60.000 (130.000 kr.-70.000 kr. = 60.000 kr.) fra regionskommunen og kr. 60.000 fra DHIF. DHIF vurderer, at et samlet beløb på kr. 120.000 kan dække en 10 timers løn til en koordinator samt omkostninger til husleje, materialeopbevaring m.m.

Der stilles hermed forslag til etablering af en handicapidrætskoordinatorstilling på ca. 10 timer ugentligt med fastholdelse af DHIF’s nuværende kontorforhold i Rønne, hvilket finansieres med kr. 60.000 kr.

 

For at opnå den oprindelige effektiviseringsbesparelse på 130.000 kr. foreslås, at den manglende besparelse på 60.000 kr. finansieres på følgende måde:

 

Besparelse

Konto

Reduktion af årlige sponsorater til diverse aktiviteter herunder ærespræmier, julekoncert med Rønne Byorkester og rejselegat til censurerede påskeudstilling

11.000

Frie midler

Budgetregulering af driftstilskud til NaturBornholm

20.000

NaturBornholm

I alt

31.000

 


De resterende 29.000 kr. fordeles procentvist blandt de større kulturinstitutioner, som ikke er bundet af statslige aftaler eller kommunale driftsgarantier.

Budget 2015-2018

Besparelse

Ny budget 2015-2018

Bornholms Kunstmuseum

2.338.809

9.607

2.329.202

Bornholms Museum

4.086.228

16.784

4.069.444

NaturBornholm

635.202

2.609

632.593

 

7.060.239

29.000

7.031.239

 

 

Handicaprådet besluttede den 11. november 2014 på opfordring af medlemmerne af DH Bornholm (Danske Handicaporganisationer) at udsætte punktet. Efter mødet er ovenstående, supplerende beslutningsgrundlag fremsendt til Handicaprådets formand og næstformand. Handicaprådet har ikke udarbejdet et høringssvar, men DH Bornholm har fremsendt bilagte kommentar.

 

Bilag til Fritids- og Kulturudvalget 29. oktober 2014

1.
Funktionsbeskrivelse - Handicapkonsulent (PDF)

Bilag til Fritids- og Kulturudvalget 26. november 2014

2.
Funktionsbeskrivelse - Handicapidrætskonsulent 10/uge (DOCX)

3.
Referat af møde med DHIF, 31.oktober 2014 (DOCX)

4.
Kommentarer DH Bornholm (MSG)


 

 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  punkt

 6  Ændring af vilkår for udstedelse af fritidspas

18.13.00Ø40-0003

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

Lukket punkt

Fritids- og Kulturudvalget

26-11-2014

6

 

Hvem beslutter

Fritids- og Kulturudvalget

Resumé

I budgetforliget for 2015 er ordningen med fritidspas gjort permanent, samtidig med at der blev udtrykt et politisk ønske om at revidere tildelingskriterierne, herunder at udvide ordningen til også at rumme børn og unge, der ikke nødvendigvis er socialt belastet, men kan have gavn af fritidspasset alligevel.

Indstilling og beslutning

Servicedirektøren indstiller:

 

1)   at ændring af vilkår for udstedelse af fritidspas udvides som beskrevet i sagsfremstillingen

2)   at fritidspasset kun er gældende 2 år efter udstedelse

3)   at der som udgangspunkt kun kan udleveres fritidspas én gang pr. barn/ung, men dispensation kan opnås.

 

Fritids- og Kulturudvalget den 26. november 2014:

a)Godkendt.

b)Godkendt.

c)Godkendt.

 

Sagsfremstilling

Der stilles forslag om, at den gruppe af børn og unge, der kan modtage fritidspas udvides. Det sker for at imødekomme børn som af økonomiske årsager kan have et behov for et fritidspas.  Endvidere, at børnenes lærere kan inddrages som fagpersoner i vurderingen af om barnet/den unge skal modtage et fritidspas.

 

Ændringen skal ses i forhold til, at også børn, der ikke er socialt belastede på grund af forældrenes dårlige økonomi, kan have behov for at dyrke foreningslivet og indgå i de sociale relationer som fritidslivet giver mulighed for. Børnenes lærere indgår som de fagpersoner, der kan indstille til fritidspasset da netop disse børn og unge ikke nødvendigvis er i kontakt med socialrådgivere, SSP medarbejdere etc.

 

Muligheden for at inddrage denne gruppe af børn og unge åbner for bedre udnyttelse af fritidspassene og til, at flere børn og unge kan bruge ordningen. Ordningen prøves af i løbet af 2015 og evalueres i slutningen af 2015. Det vurderes, om denne gruppe at børn og unge fortsat skal have mulighed for at benytte sig af fritidspassene fremadrettet.

Desværre har det vist sig, at ikke alle fritidspassene bliver indløst. Det giver et problem i forhold til udstedelse af passene, da der kun er en vis mængde penge til rådighed. Dvs. man kan kun udlevere 50 fritidspas i 2015 og da man ikke kan vide hvornår de bliver indløst så kan man ikke udstede ekstra året efter selvom ikke alle er blevet benyttet.  Derfor bør fritidspassene kun være gældende 2 år efter udstedelsen. Derefter ryger de tilbage i puljen til gavn for nogle andre.

 

Som udgangspunkt kan der kun udleveres ét fritidspas én gang pr. barn/ung. Dog kan der gives dispensation, hvis der fra fagpersonens side vurderes, at barnet fortsat har gavn af et fritidspas. Her forudsættes, at passet enten er fuldt udnyttet eller udløbet inden det er brugt op.

 

Der er i de 3 år perioden har kørt (2011-2014) udleveret 117 fritidspas. De 30 af dem er brugt fuldt ud. De 59 er slet ikke brugt og de resterende 28 er brugt delvist.

I 2014 er der udleveret 24 fritidspas.

 

Se nuværende beskrivelse af fritidspas på:

 

http://www.brk.dk/borger/kultur-fritid/sider/fritidspas.aspx

 

Økonomiske konsekvenser

Ingen ud over den afsatte økonomiske ramme.

Supplerende sagsfremstilling og/eller
Administrativ tilføjelse

 

 

 

 


 

 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  punkt

 7  Budgetopfølgning pr. 31. oktober 2014, Fritids- og Kulturudvalget

00.30.14G01-0035

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

Lukket punkt

Fritids- og Kulturudvalget

26-11-2014

7

 

Hvem beslutter

Fritids- og Kulturudvalget indstiller

Økonomi- og Planudvalget indstiller

Kommunalbestyrelsen beslutter

Resumé

Budgetopfølgningen pr. 31. oktober 2014 viser på Fritids- og Kulturudvalgets områder et forventet regnskab, der udviser et merforbrug på 1,1 mio. kr. i 2014. Set under et er der fra 2013 overført et overskud på 2,6 mio. kr., dermed forventes årets resultat således at blive et overskud på 1,5 mio. kr.

Anlægsopfølgningen udviser et mindreforbrug på 7,2 mio. kr.

Indstilling og beslutning

Teknik- og økonomidirektøren indstiller:

a)   at budgetopfølgningen tages til efterretning

b)   at det afsatte rådighedsbeløb på 6,6 mio. kr. til Bornholms Museum i 2014 nulstilles, idet beløbet tilføres de likvide midler, og

c)    at anlægsbevillingen og rådighedsbeløbet til Pedersker I.F., etablering af fodboldbane, forhøjes med 29.300 kr., således at den samlede anlægsbevilling herefter udgør 314.600 kr. Forhøjelsen finansieres af Fritid og Kulturs overførte driftsoverskud fra 2013.

 

Fritids- og Kulturudvalget den 26. november 2014:

a)Taget til efterretning.

b)Anbefales.

c)Anbefales.

Sagsfremstilling

I henhold til retningslinjerne for økonomistyring i Bornholms Regionskommune, gennemføres budgetopfølgning pr. 31. oktober. I 2014 gennemføres budgetopfølgning pr. 28. februar, 30. april, 31. juli samt 31. oktober.

Mer-/mindreforbrug angiver afvigelser i forhold til det korrigerede budget 2014 ekskl. overførsler fra 2013. Over-/underskud angiver afvigelser i forhold til det korrigerede budget 2014, dvs. inkl. overførsler fra 2013.

Af bilag 1 fremgår afdelingernes budgetopfølgning på driften

 

Drift

For den del af Center for Skole, Kultur og Fritid som vedrører Fritids- og Kulturudvalget, forventes samlet set et merforbrug på 1,1 mio. kr. Merforbruget skyldes engangsudgifter samt disponerede, men ikke udbetalte puljemidler fra 2013 og svarer til sædvanlig procedure på området. Set under et er der fra 2013 overført et overskud på 2,6 mio. kr., dermed forventes årets resultat således at blive et overskud på 1,5 mio. kr.

 

 

Anlæg

På Fritids- og Kulturudvalgets område udgør det samlede rådighedsbeløb i 2014 8,0 mio. kr. Der forventes et mindreforbrug på 7,2 mio. kr., hvoraf 0,6 mio. kr. forventes overført til 2015.

 

Det anbefales, at der meddeles bevillinger således:

·        Det afsatte rådighedsbeløb på 6,6 mio. kr. i 2014 til Bornholms Museum nulstilles, og beløbet tilføres de likvide midler.

·        Anlægsbevillingen vedrørende Pedersker I.F., etablering af fodboldbane, forhøjes med 29.300 kr. finansieret af Fritid og Kulturs overførte driftsoverskud fra 2013.

 

Økonomiske konsekvenser

Det forventede regnskab for Fritids- og Kulturudvalgets områder viser pr. 31. oktober samlet set et merforbrug på 1,1 mio. kr. i 2014. Set under et er der fra 2013 overført et overskud på 2,6 mio. kr., dermed forventes årets resultat at blive et overskud på 1,5 mio. kr.

 

Tabel 1: Driftsopfølgning pr. 31. oktober 2014

Beløb i 1.000 kr.

Forventet                  mer-/mindreforbrug i 2014

Overført til 2014

Forventet resultat i 2014 (+overskud /-underskud)

Overførbar

Overførbar

Center for Skole, Kultur og Fritid

-1.075

2.615

1.540

Fritids- og Kulturudvalget

-1.075

2.615

1.540

 

Note: Merforbrug angives med negativt fortegn

 

Tabel 2: Opfølgningen på anlæg udviser følgende hovedtal

Beløb i 1.000 kr.

2014

Forventet

 

Rådigheds-

Forventet

Forventet

overførsel

 

beløb

forbrug

afvigelse

til 2015

Fritids- og Kulturudvalget

8.000

782

7.218

647

 

Supplerende sagsfremstilling og/eller
Administrativ tilføjelse

-

 

 

Bilag til Fritids- og Kulturudvalget 26. november 2014

1.
FKU, driftsopfølgning på afdelingsniveau (DOCX)

2.
FKU, anlægsopfølgning (DOCX)


 

 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  punkt

8 Flytning af Åkirkeby bibliotek til Hans Rømer Skolen, afdeling Åker

21.07.00A00-0001

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

 

Fritids- og Kulturudvalget

26-11-2014

8

 

Hvem beslutter

Fritids- og Kulturudvalget beslutter

 

Resumé

I Budgetforliget for 2014 blev det besluttet at fremme samdriften mellem folkebiblioteker og pædagogiske læringscentre (skolebiblioteker) på skolerne. Trods vanskeligheder ved at finde egnede lokaler har Børne- og Skoleudvalget og Fritids- og Kulturudvalget i juni 2014 besluttet at fortsætte bestræbelserne på øget samdrift. Der foreligger nu et konkret forslag til en flytning af folkebiblioteket i Aakirkeby til Hans Rømer Skolen, afdeling Aaker.

 

Indstilling og beslutning

Servicedirektøren indstiller,

a)   at Fritids- og Kulturudvalget tager en principbeslutning om, at folkebiblioteket i Aakirkeby flyttes til lokaler ved Hans Rømer Skolen, afdeling Aaker, under forudsætning af at Børne- og Skoleudvalget, Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget og Teknik- og Miljøudvalget tilslutter sig at bakke op om beslutningen jf. indstillingens punkt c), d) og e); og at Økonomi- og Planudvalget og Kommunalbestyrelsen godkender den indstillede økonomiske omplacering mellem bevillingsområder jf. indstillingens punkt f).

b)   At Fritids- og Kulturudvalget afholder et aktørmøde med de relevante parter i Aakirkeby for at afklare forudsætningerne for beslutningen og besvare spørgsmål.

c)    At Fritids- og Kulturudvalget indstiller til Børne- og Skoleudvalget, at godkende det beskrevne samarbejde mellem folkebiblioteket og Hans Rømer Skolen, afdeling Aakers, pædagogiske læringscenter (skolebibliotek)

d)   At Fritids- og Kulturudvalget indstiller til Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget, at godkende at Borgerservice i Aakirkeby flyttes med folkebiblioteket til Hans Rømer Skolen, Afdeling Aaker

e)   At Fritids- og Kulturudvalget indstiller til Teknik- og Miljøudvalget, at Teknik- og Miljøudvalget indstiller til Økonomi- og Planudvalget og Kommunalbestyrelsen at godkende de økonomiske effektiviseringsgevinster på bevillingsområde Biblioteker ved tømningen af Eskildsgade 15, 3720 Aakirkeby på kr. 229.900 kr. fraregnet liggeomkostninger m.v. på kr. 148.300 kr. i 2015 og 88.300 kr. fra og med 2016; i alt kr. 81.600 i 2015 og 141.600 kr. fra og med 2016 som omplaceres fra bevilling Ejendomme og service til Biblioteker som effektivisering af driften jf. Budget 2015.

f)    At Fritids- og Kulturudvalget indstiller til Økonomi- og Planudvalget og Kommunalbestyrelsen at godkende de i indstillingens punkt e) beskrevne økonomiske omplaceringer.

 

 

Fritids- og Kulturudvalget, den 29. oktober 2014:

Indstilling a) godkendt.

Indstilling b) godkendt. Aktørmødet afholdes den 20. november kl. 15.00 på skolen. Repræsentanter fra følgende aktører biblioteket, skolen, lokalhistorisk arkiv, Åkirkebytinget incl. Syte, formænd for Teknik- og Miljøudvalget, Børne- og Skoleudvalget og Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget. Fritids- og Kulturudvalget, Borgerservice, repræsentanter fra Ældreråd og Handicapråd inviteres.

Indstilling c) til f) godkendt.

René Danielsson kan ikke medvirke idet han mener at bibliotekstilbuddet bliver forringet.

Indstilling og beslutning

Servicedirektøren indstiller:

·        at orientering om status på behandling af sagen tages til efterretning.

 

Teknik- og Miljøudvalget den 21. november 2014:

Anbefales.

 

Børne- og Skoleudvalget den 25. november 2014:

c) Indstillingen godkendt. Bente Johansen og Morten Riis kan ikke medvirke.

 

Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget den 26. november 2014:

Indstilling d) godkendt.

Bente Johansen kan ikke medvirke.         

 

Fritids- og Kulturudvalget den 26. november 2014:

Taget til efterretning.

 

Sagsfremstilling

I budgetforliget for 2014 blev det besluttet at fremme samdriften mellem folkebiblioteker og pædagogiske læringscentre (skolebiblioteker) på skolerne. Trods vanskeligheder ved at finde egnede lokaler har Børne- og Skoleudvalget og Fritids- og Kulturudvalget i juni 2014 besluttet at fortsætte bestræbelserne på øget samdrift.

 

Med udgangspunkt i resultaterne fra en tværgående arbejdsgruppe stilles der nu forslag om, at folkebiblioteket i Aakirkeby flyttes til en placering direkte ved det pædagogiske læringscenter (skolebibliotek) ved Hans Rømer Skolen, afdeling Aaker.

 

Ud over de nedenfor beskrevne forudsætninger for og muligheder ved en samlet placering af folkebibliotek og skole skal fremhæves synergien i øvrigt ved at samle tilbuddene i Aakirkeby under samme tag indenfor uddannelse, kultur, bibliotek, borgerservice, fritidsaktiviteter mv.

 

Skolen har frigjort et lokale på 40 m2 for folkebiblioteksdriften, og herudover er det muligt at indrette et gangområde på 20 m2 til biblioteksformål. Gangen forbinder lokalet til folkebiblioteket med det nuværende pædagogiske læringscenter.

 

Folkebiblioteket i Aakirkeby råder i øjeblikket over ca. 400 m2, som trænger til renovering. Folkebibliotekets areal reduceres ved flytningen til 60 m2. Det vil derfor være nødvendigt at foretage indskrænkninger i materialebestanden. Der er ikke plads til børnebøgerne i det nye folkebibliotekslokale, så det foreslås, at de stilles op i det pædagogiske læringscenter (skolebibliotek), f.eks. på et par reoler ved indgangen. Tænkes det pædagogiske læringscenter og folkebiblioteket sammen, bliver der således adgang til mere end 260 m2.

 

Det nye folkebibliotekslokale giver mulighed for indretning af en arbejdsplads med 4 PC´ere til publikum, printer, en mindre siddegruppe, fritstående reoler, 8 krybber til musik, film og tegneserier. Herudover kan den ene endevæg rumme fritstående reoler, og på den anden endevæg fastmonterede skråhylder til aviser og tidsskrifter.

 

Med hensyn til gangen, hvor udstyret til selvbetjening tænkes placeret, skal der etableres EDB-stik. I gangen er der plads til 2 stk. fastmonterede fag med skråhylder, som vil flankere indgangen til det nye bibliotekslokale.

 

Efter en flytning og indretning som foreslået kan folkebiblioteket i Aakirkeby fortsat fungere som åbent folkebibliotek med de nuværende åbningstider og betjening. I den betjente åbningstid vil der være adgang til alle materialer, men i den selvbetjente åbningstid vil der i starten ikke være adgang til børnematerialer.

 

Det er hensigten efterfølgende at finde den nødvendige finansiering til at indlede en integration af materialebeholdningerne for folkebiblioteket og det pædagogiske læringscenter, som giver mulighed for at begge kan bruge samme udlånssystem. Det kræver en ny registrering af alle materialer i det pædagogiske læringscenter, der skal forsynes med chip. Herefter vil en teknisk samdrift af de to enheder være mulig. Registreringen sættes i værk i forbindelse med samdriften.

 

Folkebiblioteket i Aakirkeby rummer i dag Borgervice. Efter henvendelse til Center for Erhverv, Uddannelse og Beskæftigelse, der driver Borgerservice, foreslås det, at Borgerservice flytter med til de nye lokaler. Borgerservice har åbent hver den 2. og 4. tirsdag i måneden kl. 9.00 - 12.00 svarende til 6 timer om måneden. Der indrettes et venteområde til publikum på gangen umiddelbart i forbindelse med biblioteket og det pædagogiske læringscenter.

 

Under forudsætning af brandmyndighedernes godkendelse og bygningsmyndighedernes afklaring af spørgsmålet om handicapvenlige faciliteter (byggetilladelse) vil selve arbejdet med flytning og IT-installationer kunne klares på en måned, hvor det i en kort periode vil være nødvendigt at holde lukket i både de gamle og de nye lokaler. Flytningen forudsættes gennemført snarest muligt efter endelig politisk beslutning.

 

Både biblioteket, skolen, borgerservice og de øvrige aktiviteter, der i dag finder sted i Eskildsgade 15, er af stor betydning for lokalområdet Aakirkeby. For at sikre en god og konstruktiv dialog omkring samflytningen af aktiviteter som beskrevet og indstillet foreslås det, at Fritids- og Kulturudvalget afholder et aktørmøde med de relevante parter i Aakirkeby. Mødet anbefales afholdt forud for den videre politiske beslutningsproces dvs. senest med udgangen af uge 47, 2014.

 

Følges den tidsplan der ligger bag indstillingerne i den politiske beslutningsproces, ser tidsplanen ud som følger:

 

Fritid- og Kulturudvalget:                                    29. oktober 2014

Aktørmøde (FKU):                            Inden den 21. november 2014

Teknik- og Miljøudvalget:                                    24. november 2014

Børne- og Skoleudvalget:                                    25. november 2014

Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget:                  26. november 2014

Økonomi- og Planudvalget:               8. december 2014

Kommunalbestyrelsen:                     17. december 2014

 

Økonomiske konsekvenser

De økonomiske konsekvenser opdeles i tre elementer:

 

1)     Éngangsudgifter i forbindelse med flytningen

2)     Fremtidige afledte driftsudgifter

3)     Opnåelse af effektiviseringsgevinster på folkebiblioteksområdet fra 2015 og frem

 

Ad 1 éngangsudgifter i forbindelse med flytningen

 

Udgifter elektriker, idet selvbetjeningsautomatik mv. genbruges (overslag)             220.000 kr.

Opsætning af en klassificeret branddør                                                                          15.000 kr.

 

I alt                                                                                                                                 235.000 kr.

 

Engangsudgifterne afholdes indenfor folkebibliotekets driftsramme for 2014

 

Ad 2 Fremtidige driftsudgifter

 

Bygningsbudgettet under Center for Ejendomme og drift for Eskildsgade 15, 3720 Aakirkeby udgør 229.900 kr.

 

De fremtidige driftsudgifter omfatter fortsat rengøring af biblioteksområdet på afdeling Aaker. Da der ikke bliver tilført nye områder, der skal rengøres, holdes rengøringsudgiften indenfor det nuværende rengøringsbudget.

 

Tomgangsudgifter indtil salg af Eskildsgade 15, 3720 Aakirkeby (pr. år):                   88.300 kr.

Ekstra udgifter i.f.m. opsigelse af kontrakt med rengøringsselskab (i 2015):          60.000 kr.

 

I alt 2015                                                                                                                          148.300 kr.

 

Tomgangsudgifter og udgifter i forbindelse med opsigelse af kontrakt med ekstern rengøringsleverandør på i alt 148.300 kr. i 2015 finansieres af Center for Ejendomme og drift, bygningsbudgettet for Aakirkeby bibliotek. Fra 2016 vil de ekstra udgifter på 60.000 kr. vedr. opsigelse af kontrakt med ekstern leverandør bortfalde. Herefter vil der være et overskud på bygningskontoen.

 

Når Eskildsgade 15, 3720 Aakirkeby er tømt vil bygningen kunne sættes til salg. Det forudsættes at Center for Ejendomme og Drift iværksætter det fornødne arbejde med henblik på politisk stillingtagen hertil.

 

 

Ad 3 Opnåelse af effektiviseringsgevinster

 

Ved vedtagelsen af budgettet for 2015 besluttede kommunalbestyrelsen, at driften i kommunens afdelinger skal effektiviseres. Bornholms folkebiblioteker på bevillingsområde Biblioteker under Fritids- og Kulturområdet skal præstere en effektiviseringsgevinst på 106.000 kr. i 2015 stigende til 145.800 kr. i 2016 og 184.300 kr. fra 2017 og frem. Samlet set et effektiviseringskrav på 620.300 kr. frem til og med 2018.

 

Effektiviseringsgevinsten på bygningsdriften af Eskildsgade 15, 3720 Aakirkeby er netto helårligt 81.600 kr. i 2015 og 141.600 kr. fra 2016 og frem. Samlet set en effektiviseringsbesparelse på 506.400 kr. frem til og med 2018. Flytningen af folkebiblioteket mv. i Aakirkeby er således også et udtryk for en effektivisering af driften, der opnås ved at omplacere 81.600 kr. i 2015 og 141.600 kr. fra og med 2016 fra Center for Ejendomme og Drift (bevillingsområde Ejendomme og service) til Center for Skole, Kultur og Fritid under bevillingsområde Biblioteker.

 

Se endvidere uddybende bemærkningerne fra Center for Ejendomme og Drift nedenfor.

 

Supplerende sagsfremstilling og/eller
Administrativ tilføjelse

 

Center for Ejendomme og Drift er blevet forelagt forslaget om at flytte folkebiblioteket i Aakirkeby til Hans Rømer skolen, afdeling Aaker og har følgende kommentarer:

 

Arealforvaltning:

I forhold til ejendomsstrategiens fokuspunkter herunder bl.a. optimering af m2, anser Ejendomsservice samling af flere anvendelser på færre adresser som en god idé.

Biblioteksbygningen i Aakirkeby er i meget ringe stand og bliver svær at sælge. Der kan fx nævnes, at biblioteksbygningens tag har været utæt flere steder og bliver lappet løbende – det står snart for en udskiftning. Derudover er der problemer med nedsivning af vand fra kælderen mod vejen.

 

Myndighedskrav:

Center for Ejendomme og Drift præciserer, at en anvendelsesændring fra skolelokaler til bibliotekslokaler er omfattet af byggelovgivningen og skal igennem en konkret myndighedsvurdering. Afhængig af lokalernes fremtidige brug kan en ombygning af rum/installationer blive nødvendig.  Dette i forhold til brand, ventilation og tilgængelighed (handicapforanstaltninger). Evt. krav fra myndigheder er på nuværende tidspunkt ukendt og omkostninger i den forbindelse er derfor ikke medtaget.

 

Skolen har i uge 41 indkaldt til et møde d. 9. oktober 2014, hvor en bygningskonsulent fra Bygnings- og boliggruppen deltager. Herved gives mulighed for at hjælpe i sagen således, at evt. omkostninger i forbindelse med anvendelsesændring/evt. kommende myndighedskrav kan blive vurderet og beregnet. Der er brug for den nødvendige tidsramme til at undersøge sagen og udføre de nødvendige beregninger.

 

Ejendomsservice har kontaktet byggemyndighederne og fået oplyst, at sagen skal igennem en konkret vurdering. Der skal søges byggetilladelse. Det er Ejendomsservice, som bygningsadministrator, som er bemyndiget til at søge byggetilladelse. Evt. krav fra myndighederne skal udføres, inden der kan opnås ibrugtagningstilladelse. Det medfører, at man skal afvente at byggemyndighederne har behandlet sagen færdigt, inden man må bruge lokalerne til den nye anvendelse.

 

Bygningsbudget:

Bygningsbudget for Aakirkeby bibliotek Eskildsgade 15, 3720 Aakirkeby udgør 229.900 kr.

 

Ved at flytte biblioteket over til Hans Rømer Skole afdeling Aaker, skal det afklares om borgerservice forbliver i biblioteksbygningen. Ved at borgerservice fortsat gør brug af bygningen, skal bygningen fortsat driftes og bygningsbudgettet vil derfor ikke være disponibelt.

 

I tilfælde af, at bygningen tømmes for brugere, skal der afsættes tomgangsudgifter for 88.300 kr. indtil bygningen kan afhændes. Der vil i 2015 være en øget tomgangsudgift på 60.000 kr. til rengøring, i det der er 6 måneders varsel på opsigelsen af rengøringskontrakten med ekstern leverandør.

 

Center for Ejendomme og Drift oplyser, at lokalhistorisk arkivs lokaler, der ligger i tilknytning til det nuværende folkebibliotek i Aakirkeby ikke bygningsdriftsmæssigt er en del af folkebibliotekets bygning. Hvorvidt det kan overvejes at være hensigtsmæssigt også at flytte lokalhistorisk arkiv til skolen undersøges nærmere, men er ikke en forudsætning for nærværende sag.

 


 

 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  punkt

 9  Gensidig orientering

00.01.00G01-0058

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

Lukket punkt

Fritids- og Kulturudvalget

26-11-2014

9

 

 

Fritids- og Kulturudvalget den 26. november 2014:

Orientering givet.

 


 

 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  punkt

 10  Orientering fra råd, udvalg og bestyrelser

00.01.00G01-0058

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

Lukket punkt

Fritids- og Kulturudvalget

26-11-2014

10

 

 

Fritids- og Kulturudvalget den 26. november 2014:

Orientering givet.

 


 

 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  punkt

 11  Sager til høring i Ældreråd og Handicapråd

00.01.00G01-0058

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

Lukket punkt

Fritids- og Kulturudvalget

26-11-2014

11

 

 

Indstilling og beslutning

 

Fritids- og Kulturudvalget den 26. november 2014:

Intet.

 


 

 

Til indholdsfortegnelse

 Åbent  punkt

 12  Koordinering med andre politikområder

00.01.00G01-0058

Behandling

Mødedato

Åbent punkt

Lukket punkt

Fritids- og Kulturudvalget

26-11-2014

12

 

 

Indstilling og beslutning

 

Fritids- og Kulturudvalget den 26. november 2014:

Punktet om kulturaftalen fremsendes til orientering i Social og Sundhedsudvalget og Børne- og Skoleudvalget.